§ Sie fragen – wir antworten
Umgang mit Vereinsunterlagen – was ist durch den Vorstand zu beachten?
Der Alltag zeigt, dass nicht nur im Zusammenhang mit der Amtsübergabe nach Neuwahl des Vorstandes Probleme mit dem Auffinden und Aushändigen von Vereinsunterlagen (VU) an die Amtsnachfolger bzw. an den Vorstand des KGV auftreten. Probleme treten auch in Fällen der Amtsniederlegung, des Eintritts einer Handlungsunfähigkeit oder des Todes eines Vorstandsmitgliedes oder anderer außergewöhnlicher Umstände auf.
Nicht zu übersehen: Teilweise mangelt es an der Kenntnis möglicher Ansprechpartner oder deren Kooperationsbereitschaft bezüglich der Herausgabe der durch das (bspw. verstorbene) Vorstandsmitglied in seiner Wohnung aufbewahrten VU.
Im Zusammenhang mit dem vom Gesetzgeber geforderten Vorhandensein eines Vereins-vorstandes bestimmt er zugleich deren Hauptaufgaben: Die Vertretung des Vereins im Rechtsverkehr und die Ausübung der Geschäftsführung des Vereins (§§ 26, 27 BGB). Damit verbunden ist die Erarbeitung, Entgegennahme, Aufbewahrung und Verwendung von Unterlagen vielfältigsten Inhalts und vielfältigster Art. Damit soll auch der Blick auf jene Dokumente verstärkt werden, die „elektronisch“ erarbeitet und auf der Festplatte eines PC oder auf gesonderten Datenträgern gespeichert (und nicht immer gesichert) werden. Teils befinden sich diese auch nicht auf denen dem KGV gehörenden Datenträgern.
Von Interesse sind insgesamt solche VU wie Vereinsordnungen, Beschlüsse und Proto-kolle der Mitgliederversammlungen, Beschlüsse des Vorstandes und Protokolle der Vor-standssitzungen, für den KGV verbindliche Beschlüsse übergeordneter Kleingärtner-organisationen, den KGV verpflichtende kommunale Regelungen, Berichte, Pachtverträge über Flächen der Kleingartenanlage mit dem Bodeneigentümer (bzw. dem General-pächter und Generalverpächter- hier dem SLK ), Pachtverträge über Kleingärten und das Vereinsheim, Verträge mit Lieferanten von Elektroenergie und Wasser, Aufstellung und Nachweise über das Vereinsvermögen, Bankunterlagen (wie Rechnungen, Kontoauszü-ge), Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben des Vereins, Urkunden.
Hierbei handelt es ich ebenso um Vereinseigentum(!) wie vorhandene Bargelder, Schlüssel zu Vereinsräumen, Ehrengeschenke und ggf. im Besitz befindliche Wertsachen des KGV sowie die Vereinschronik.
Die beispielhaft genannten VU können von großer Bedeutung für die Gewährleistung der Kontinuität der Vorstandsarbeit, für die Einhaltung von Verträgen, für den Nachweis der Gewissenhaftigkeit im Umgang mit Vereinseigentum, für Rechenschaftspflichten, die Be-weisführung/Beweissicherung bei Rechtsstreitigkeiten sein, um nur einige Beispiel zu nennen.
Es kann nicht unerwähnt bleiben, dass der sorglose Umgang mit VU –wenn auch selten– zu rechtswidrigen Handlungen seitens eines Vorstandsmitgliedes mit allen rechtlichen Konsequenten führen kann, was letztlich dem Ansehen und der Wertschätzung der Vorstandstätigkeit schadet.
In der Vereinspraxis sollte eine möglichst getrennte/geordnete Dokumentation und Aufbewahrung der VU einerseits nach den die Vereinstätigkeit als die Organisationsform der Mitglieder und seine Mitgliedschaft in anderen Kleingärtnerorganisationen und andererseits als Betreiber einer KGA und Pächter und Verpächter von Bodenflächen vorgenommen werden.
Die vielfach anzutreffende Praxis, dass sich ein mehr oder weniger großer Teil der VU in der Verwahrung einzelner Vorstandsmitglieder befindet und das ohne konkrete Kenntnis des Vorstandes bzw. des Vorsitzenden, um welche Unterlagen es sich handelt, ist in der Tat problematisch. Das auch dann, wenn Bezugspersonen, wie aus der Fragestellung hervorgeht, nicht bekannt oder nicht erreichbar sind oder aus welchen Gemütsverfassungen oder anderen Gründen nicht oder nur begrenzt kooperativ sind.
Nicht zu Unrecht, zumal auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Forderungen des Gesetzgebers hinsichtlich des Datenschutzes zu beachten sind, sind Rechtspositionen zu unterstützen, die eine Aufbewahrung von VU grundsätzlich in den Räumlichkeiten des KGV fordern und sich gegen eine Aufbewahrung getrennt nach Vorstandsämtern in deren Wohnung oder anderen von ihnen genutzten Räumlichkeiten – so auch Gartenlaube – aussprechen.
Vorwiegend bei fehlenden/geeigneten Räumlichkeiten – hier in der KGA – wird auf eine ausschließliche Aufbewahrung beim und durch den Vereinsvorsitzenden orientiert.
Die Entscheidung liegt ausschließlich beim KGV. Es ist durchaus sinnvoll, im KGV eine Ordnung zu erlassen, die vor allem genau regelt, welche Unterlagen durch welches Vorstandsmitglied zu führen und über welchen Zeitraum durch ihn bzw. den Vorstand und wo diese aufzubewahren sind. In Fällen der berechtigten – ggf. zeitlich begrenzten – Aufbewahrung von VU durch einzelne Vorstandsmitglieder sollte dieser unbedingt eine Kontaktperson benennen müssen und zusichern, dass diese den Aufbewahrungsort kennt.
Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger
