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Vertretung des Kleingärtnervereins im Rechtsverkehr: Was ist bei der Unterzeichnung von Schriftsätzen durch Vorstandsmitglieder zu beachten ?

In Ausübung der Vertretung und der Geschäftsführung des Kleingärtnervereins (KGV) nimmt in der Vorstandstätigkeit die mündliche Kommunikation und der Schriftwechsel mit unterschiedlichster Wertigkeit einen beachtlichen Umfang ein. Einen besonderen Stellenwert haben die mündlichen oder schriftlichen Äußerungen des Vorstandes, die auf einen rechtlichen Erfolg hinzielen (Willenserklärungen). So bezweckt die Abmahnung eines Pächters bspw. die gesetzes- und vertragskonforme Bewirtschaftung und Nutzung der Pachtsache.

Dieser in der Erklärung zum Ausdruck gebrachte Wille des KGV wird durch den Gesetzgeber als Grundlage für eventuell notwendiges weiteres rechtliches Vorgehen vielfach an eine Form gebunden. Die rechtliche relevante Mahnung der ausstehenden Pacht muss in Textform erfolgen (§ 8 Ziff. 1 BKleingG), so auch die bei Nichtbefolgung zu einer ordentlichen Kündigung führende Abmahnung (§ 9 Abs. 1 BKleingG). Die Kündigung des Kleingartenpachtvertrages bedarf der schriftlichen Form (§ 7 BKleingG). Daraus folgt z.B., dass eine selbst als Abmahnung deklarierte mündliche Kritik und Aufforderung zur Mängelbeseitigung von vertretungsbefugten Vorstandsmitglieder keine Rechtsgrundlage für eine Kündigung des Pachtverhältnisses nach § 9 Abs. 1 BKleingG und bei Verweigerung der Rückgabe der Pachtsache eine Grundlage für eine erfolgreiche Klage auf Räumung und Herausgabe schafft. Es mangelt an der Schriftform. 

Ist die Schriftform einer Willenserklärung durch den Gesetzgeber vorgeschrieben, dann ist diese durch den Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift zu unterzeichen (§ 126 BGB). Mit der Unterschrift wird die Richtigkeit und damit das Einverständnis mit dem Textinhalt bekundet. 

Die in der Vereinssatzung geregelte Vertretungsbefugnis schließt in sich die Unterschriftsbefugnis ein und es wird daher in der Praxis üblicherweise auf gesonderte Regelungen in der Vereinsatzung oder in einer Geschäftsordnung verzichtet.

Weil die Willenserklärungen in einem zivilen Rechtsstreit, den der KGV als Kläger führt oder als Beklagter auftritt, durch das Zivilgericht als Beweismittel einbezogen werden, sollte in der Vorstandstätigkeit jedes Prozessrisiko für den KGV ausgeschlossen werden. Es ist jedoch immer wieder festzustellen, dass beim Abschluss von Pachtverträgen oder ihrer Kündigung oder bei einer Abmahnung nach § 9 BKleingG, die Unterzeichnung der Urkunde Fehler aufweist. Entweder erfolgt die Unterzeichnung lediglich durch ein Vorstandsmitglied, obwohl nach den Regelungen der Vereinssatzung der KGV durch zwei Vorstandsmitglieder im Rechtsverkehr vertreten wird oder es unterzeichnen zwar zwei Vorstandsmitglieder, doch diese sind nach den in der Vereinssatzung getroffenen Regelungen in dieser Zusammensetzung nicht vertretungsbefugt. Teilweise stimmen die Vereinsdokumente mit ihren Vertretungsregelungen bzw. die aktuelle Vereinspraxis nicht mit den Eintragungen im Vereinsregister überein. Auch das kann zu einem Prozessrisiko werden .

Diese gebotene Gewissenhaftigkeit bei der Unterzeichnung ist auch beim Abschluss von Verträgen mit Dritten, z.B. zur Versorgung der Kleingartenanlage mit Wasser und/oder Strom oder bei einer zivilrechtlichen Klage oder einer Klageerwiderung aufzubringen, denn auch in diesen Fällen sind die vertretungsbefugten Vorstandsmitglieder und ihre Unterschriften gefragt.

Im allgemeinen Schriftverkehr mit den Vereinsmitgliedern, wie z.B. eine an ein säumiges Vereinsmitglied gerichtete Zahlungserinnerung, ist - wenn die Vereinssatzung oder eine Geschäftsordnung des KGV nichts anderes vorschreibt - die Unterschrift des/der Schatzmeisters/Schatzmeisterin ausreichend. So ist auch dem Vorsitzenden zuzugestehen, dass er die schriftliche Beantwortung eines Anliegens eines Gartenfreundes nur mit seiner Unterschrift versieht.