§ Sie fragen - wir antworten

Dürfen in der jährlichen Rechnungslegung des geschäftsführenden Vorstandes ohne einen vorliegenden Beschluss der Mitgliederversammlung finanzielle Forderungen geltend gemacht werden? Wäre es im Interesse des besseren Verständnisses der Rechnung seitens der Mitglieder und Kleingartenpächter nicht sinnvoll, die rechtliche Grundlage der mit den Einzelposten geltend gemachten Forderungen eindeutig zu benennen?

Diese und ähnliche Anfragen sowie Bemerkungen zur Gestaltung der Rechnungslegung sind Veranlassung zu einigen grundsätzlichen Betrachtungen. Mit der rechtswirksamen Wahl des geschäftsführenden Vorstandes durch die Mitgliederversammlung (MV) des Kleingärtnervereins (KGV) und die Annahme der Wahl durch die gewählten Mitglieder des Vorstandes entsteht zwischen dem KGV und seinem geschäftsführenden Vorstand ein Auftragsverhältnis im Sinne § 662 BGB mit allen sich daraus ergebenden rechtlichen Konsequenzen.

Einen außerordentlich hohen Stellenwert in der Vorstandstätigkeit nimmt die Sicherung der Zahlungsfähigkeit des KGV gegenüber seinen Gläubigern und die Bereitstellung von finanziellen Mitteln ein, die für die Realisierung von Maßnahmen für den Fortbestand und die Entwicklung des KGV und dem Erhalt, der Verschönerung sowie der Sicherung der vom KGV betriebenen Kleingartenanlage (KGA) notwendig sind.

Auf jeden Fall ist die Zahlungsunfähigkeit des KGV – dessen Insolvenz – zu verhindern. Das alles stellt hohe Anforderungen an die Vorstandstätigkeit hinsichtlich vorausschauender Analysen, der Erarbeitung vorausschauender Konzeptionen und qualifizierter Entwürfe für erforderliche Beschlüsse der MV, die Erstellung und konsequente Durchsetzung von Rechnungslegungen des KGV.

In ihrer Einheit sind die „wasserdichte“ Rechnungslegung, die Zahlungsmoral der Gartenfreunde und, wenn notwendig, die gerichtliche Durchsetzung der Forderungen für die finanzielle Stabilität des KGV von hoher Priorität.

Welche inhaltlichen und formellen Forderungen sind an die Rechnungslegung gegenüber den Mitgliedern und Pächtern zu erfüllen?

Es beginnt eigentlich mit der Bezeichnung des Dokuments der Rechnungslegung. Im bundesweiten Vergleich sind in der Vereinspraxis unterschiedlichste Bezeichnungen anzutreffen, wobei die Bezeichnung „Jahresrechnung“ richtigerweise dominiert. Bezeichnungen des Dokuments der Rechnungslegung wie z.B. als „Rechnung für das Mitglied“ oder als „Beitragsrechnung“ sind abzulehnen! Es werden finanzielle Forderungen aus zwei voneinander zu trennenden Rechtsverhältnissen – der Mitgliedschaft im KGV und dem Kleingartenpachtverhältnis mit dem KGV – geltend gemacht. So ist z.B. die „Pacht“ kein zu leistender Beitrag.

Es sei auch der Hinweis erlaubt, dass die Bezeichnung der Adressdaten der Jahresrechnung übereinstimmen muss mit der im Vereinsregister fixierten Vereinsbezeichnung. Selbst diese Unstimmigkeiten bergen in sich das Potenzial für (Rechts-) Streitigkeiten. Die Jahresrechnung ist im Zivilprozess ein Beweis, da müssen, um auf ein weiteres Erfordernis hinzuweisen, die Unterzeichner der Jahresrechnung tatsächlich in Übereinstimmung mit den Eintragungen im Vereinsregister in der Konstellation Vertretungsbefugte sein.

Der Anspruch der Zahlungsverpflichteten hinsichtlich klarer, verständlicher und bezüglich ihrer Begründetheit nachvollziehbarer Zahlungsforderungen ist (u.a. nicht nur aus der Sicht unserer älteren Gartenfreunde) begründet und zu unterstützen. Für den Gartenfreund muss z.B. die Berechtigung des Rechnungslegers zu der Forderung und seine Zahlungsverpflichtung, eine anteilige Pacht für freie Parzellen des KGA zu leisten, nachvollziehbar sein. Und das ganz unabhängig davon, ob er an der MV zu dieser Thematik teilgenommen hat oder nicht!

Auch in unserem Wirkungsbereich – dem SLK – sind Rechnungslegungen gängige Praxis, die entweder unter jedem Rechnungsposten die rechtliche Grundlage (z.B. dem der Forderung zugrundeliegenden Beschluss der MV) ausweisen oder das auf der Rückseite der Jahresrechnung zu jedem Einzelposten vornehmen. Auf das genannte Beispiel bezogen mit dem Hinweis: Gilt bis auf Widerruf bzw., Neufassung des Beschlusses.

Zahlungsforderungen des KGV gegenüber seinen Mitgliedern und Pächtern ergeben sich in der Regel unmittelbar aus den bestehenden Vertragsverhältnissen zwischen dem Gartenfreund und dem KGV – der Mitgliedschaft und dem Kleingartenpachtverhältnis – aus den ihnen zugrundeliegenden Vertragsdokumenten sowie aus Beschlussfassungen der MV.

Nur in diesem Rahmen kann sich der Vorstand bewegen. Es sei denn, die MV hat den Vorstand ausdrücklich zum selbstständigen Handeln – Beschlüsse zu fassen und finanzielle Forderungen geltend zu machen – legitimiert. Derartige Beschlüsse sollten im Interesse der Rechtssicherheit und des Rechtsfriedens für beiden Parteien sehr konkret sein.

Dr. Wolfgang Rößger