§ Sie fragen - wir antworten

In den nächsten Monaten nehmen in zahlreichen Kleingärtnervereinen (KGV) Vorstandswahlen einen wichtigen Platz im Vereinsleben ein. Verbunden damit ist die Frage: Wann und welche Vereinsunterlagen sind nach Beendigung der Amtszeit durch den scheidenden Vorstand an den neuen Vorstand zu übergeben?

Vorangestellt sei darauf hingewiesen, dass der folgende „Forderungskatalog“ auch von einzelnen Vorstandsmitgliedern oder vom gesamten Vorstand bei vorzeitiger Beendigung des Vorstandsamtes durch Amtsniederlegung oder Abwahl zu erfüllen ist. Bei Beendigung des Vorstandsamtes durch den Tod des Vorstandsmitgliedes sollte im Interesse der Sicherung von Vereinsunterlagen und deren Rückgabe an den KGV (möglichst ohne Zeitverzug) Kontakt zu den Angehörigen bzw. Erben aufgenommen werden.

Für den aus dem Amt scheidenden Vorstand bzw. das aus dem Amt scheidende Vorstandsmitglied besteht – funktionsbezogen – einerseits die Verpflichtung zur unverzüglichen und Aufarbeitung bestehender Rückstände in der Buchführung und andererseits die Verpflichtung, innerhalb eines kurzen Zeitraums alle Unterlagen, die er bei seinem Amtsantritt von seinem Amtsvorgänger übernommen und während seiner Amtszeit neu angefertigt bzw. komplettiert hat, vollständig an den neu gewählten Vorstand zu übergeben.

Gemeint sind solche Vereinsunterlagen, wie Vereinsordnungen, Beschlüsse und Protokolle der Mitgliederversammlungen, Beschlüsse des Vorstandes und Protokolle der Vorstandssitzungen, für den KGV verbindliche Beschlüsse übergeordneter Kleingärtnerorganisationen, den KGV verpflichtende kommunale Regelungen, Berichte, Pachtverträge über Flächen der Kleingartenanlage, Pachtverträge über Kleingärten und das Vereinsheim, Verträge mit Lieferanten von Elektroenergie und Wasser, Aufstellung und Nachweise über das Vereinsvermögen, Bankunterlagen (wie Rechnungen, Kontoauszüge), Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben des Vereins, Urkunden. Herauszugeben sind ebenso vorhandene Bargelder, Schlüssel zu Vereinsräumen, Ehrengeschenke und ggf. im Besitz befindliche Wertsachen des KGV sowie die Vereinschronik.

Die sich im Besitz einzelner Vorstandmitglieder befindlichen Vereinsunterlagen können von großer Bedeutung für die Gewährleistung der Kontinuität der Vorstandsarbeit, für die Einhaltung von Verträgen mit Lieferanten, für die Beweisführung/Beweissicherung bei Rechtsstreitigkeiten – um nur einige Beispiel zu nennen – sein.

Für den aus dem Amt scheidenden Vorstand ergeben sich genannte Pflichten nicht nur aus einer Treuepflicht gegenüber dem KGV als Vereinsmitglied und gewählter Verantwortungsträger. Die Herausgabepflicht ergibt sich zugleich aus § 667 BGB und ist gerichtlich durchsetzbar. Ein solches Vorgehen des KGV gegenüber dem alten Vorstand (oder einzelnen Vorstandsmitgliedern) kann erforderlich sein, wenn herausgabepflichtige Unterlagen und Sachen dem neuen Vorstand nicht ausgehändigt werden. Denkbar ist dies z.B., wenn sich die Mitgliederversammlung streitig vom Vorstand trennt oder dieser sein Amt niederlegt und bestimmte Unterlagen zur „Verschleierung“ pflichtwidrigen Verhaltens dem KGV vorenthalten will.

Mit der Verpflichtung zur unverzüglichen Komplettierung der Vereinsunterlagen und deren Herausgabe an den neu gewählten Vorstand ist eng verbunden die Verpflichtung des alten Vorstandes, den neu gewählten Vorstand in unerledigte Vereinsangelegenheiten bzw. in den Stand der Erledigung laufender Vereinsangelegenheiten einzuweisen. Nur so kann der neue Vorstand seiner Verpflichtung zu einer qualifizierten – und damit auch kontinuierlichen – Geschäftsführung sowie der gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung des KGV nachkommen.

Es ist durchaus sinnvoll, im KGV eine Ordnung zu erlassen, die vor allem genau regelt, welche Unterlagen durch welches Vorstandsmitglied zu führen und über welchen Zeitraum durch ihn bzw. den Vorstand diese aufzubewahren sind. 

Dr. Wolfgang Rößger